Der automatische Zahlungsabgleich (Matching) zwischen Rechnungen und Transaktionen (aktuell in geschlossener Beta-Testphase)

Abschnitte in diesem Artikel

• Das Prinzip

   

• Die Konfidenz-Stufen

• Welche Rechnungen und Transaktionen werden überhaupt verglichen?

• Wie erkennt Tidely, dass zwei Namen "derselbe" Kontakt sind?

• Praxisbeispiele

• Häufige Fragen & Troubleshooting

• Einstellungen, die den Abgleich beeinflussen

• Was der Abgleich (noch) nicht kann

Das Prinzip

Sopald eine Rechnung angelegt oder importiert wird, gleicht Tidely sie sofort mit Deinen Banktransaktionen ab. Zusätzlich läuft jede Nacht ein vollständiger Abgleich über alle offenen Rechnungen, damit auch nichts übersehen wird.

Tidely prüft dabei nacheinander verschiedene Kriterien – zum Beispiel Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Betrag, Name des Kontakts oder IBAN. Sobald ein passendes Kriterium einen Treffer liefert, wird der Vorschlag erstellt und die Rechnung nicht mehr für andere Kriterien geprüft. So bekommst Du nie doppelte oder widersprüchliche Vorschläge.

Die Konfidenz-Stufen

Jeder Vorschlag bekommt eine von drei Stufen:

Welche Rechnungen und Transaktionen werden überhaupt verglichen?

• Zeitraum: Nur Banktransaktionen ab dem 1. Januar des laufenden Jahres werden berücksichtigt. Ältere Transaktionen werden nie vorgeschlagen. Eine Ausnahme: Eine Zahlung darf bis zu 30 Tage vor dem Rechnungsdatum gebucht sein (z. B. bei Vorauszahlungen).
• Rechnungsstatus: Nur offene Rechnungen (offen, in Prüfung, teilbezahlt, Entwurf, Korrektur). Bereits bezahlte oder stornierte Rechnungen werden nicht mehr abgeglichen.
• Richtung muss passen: Eine Ausgangsrechnung braucht eine eingehende Zahlung, eine Eingangsrechnung eine ausgehende Zahlung. Eine Gutschrift von einem Lieferanten (Warenrückerstattung) muss als eingehende Zahlung auf Deinem Konto erscheinen – erscheint sie fälschlich als ausgehend, gibt es dafür keinen Vorschlag. Das ist kein Fehler, sondern Absicht.

Wie erkennt Tidely, dass zwei Namen "derselbe" Kontakt sind?

Der Namensabgleich ist bewusst tolerant: Rechtsformen wie "GmbH" oder "AG" werden ignoriert, Tippfehler und Umlaute (ü ↔ ue) werden ausgeglichen, und auch ähnlich klingende Namen (z. B. "Meier" und "Mayer") werden erkannt. Bei Sammelüberweisungen erkennt Tidely auch abgekürzte Firmennamen wieder, solange die wichtigsten Wortbestandteile übereinstimmen.

Du kannst diese Toleranz in den Einstellungen anpassen (siehe Einstellungen, die den Abgleich beeinflussen).

Praxisbeispiele

Beispiel A – Der Klassiker: Rechnungsnummer + exakter Betrag ✅ Eine Rechnung über 1.500 € wird 3 Tage später mit exakt 1.500 € bezahlt, und die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck. Ergebnis: automatischer Vorschlag mit hoher Konfidenz – kannst Du direkt bestätigen.

Beispiel B – Gleicher Betrag, falsche Richtung ❌ Eine Eingangsrechnung (Du schuldest Geld) und eine eingehende Zahlung mit demselben Betrag vom selben Lieferanten. Trotzdem: kein Vorschlag. Eine Eingangsrechnung erwartet eine ausgehende Zahlung – hier kam aber Geld rein. Vermutlich handelt es sich um eine Gutschrift, keine reguläre Zahlung. Prüfe die Buchungsrichtung auf Deinem Konto.

Beispiel C – Zwei Rechnungen, gleicher Betrag, Name entscheidet ✅ Zwei Rechnungen über je 3.200 € an zwei verschiedene Kunden, zwei Zahlungen über je 3.200 €. Weil die Kontaktnamen zu den jeweiligen Zahlungen passen, erkennt Tidely trotz identischem Betrag beide Paare richtig und schlägt beide mit hoher Konfidenz vor. Merke: Ein leerer oder falsch geschriebener Kontaktname kann hier verhindern, dass Tidely unterscheiden kann.

Beispiel D – Sammelüberweisung ✅ Ein Kunde bezahlt drei offene Rechnungen (450 €, 320 €, 280 €) in einer Überweisung über 1.050 €. Tidely findet automatisch die Kombination aus Rechnungen, die zusammen genau die Summe ergeben, und schlägt sie gemeinsam vor.

Beispiel E – Kein Vorschlag trotz passendem Betrag ❌ Zwei Zahlungen über je 250 € kommen rein, eine offene Rechnung über 250 € liegt vor. Aber: Keine der beiden Zahlungen enthält die Rechnungsnummer, und keiner der beiden Zahlungsnamen ähnelt dem Rechnungskontakt. Weil der Betrag nicht eindeutig ist und kein Namenssignal vorliegt, würde Tidely hier nur raten – deshalb gibt es keinen automatischen Vorschlag. Bitte manuell zuordnen. Tipp: Wenn Deine Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck angeben, klappt der Abgleich fast immer automatisch.

Häufige Fragen & Troubleshooting

Ich habe gar keinen Vorschlag für meine Rechnung. Prüfe der Reihe nach:

1. Ist die Banktransaktion aus diesem Jahr?
2. Ist die Rechnung noch offen (oder bereits bezahlt oder storniert)?
3. Passt die Zahlungsrichtung (siehe Abschnitt 3)?
4. Ist die automatische Zuordnung in den Einstellungen aktiviert?
5. Ist der Rechnungsbetrag ungleich null?
6. Wurde die Rechnung gerade erst angelegt? Dann kann es bis zum nächsten nächtlichen Abgleich dauern – oder speichere die Rechnung einmal neu, um den Abgleich sofort auszulösen.

Der Betrag stimmt exakt, aber die Konfidenz ist nur mittel oder niedrig. Das kann mehrere Gründe haben: großer zeitlicher Abstand zwischen Rechnungs- und Buchungsdatum, ein abweichender oder fehlender Name beim Zahlungspartner, ein sehr kleiner Rechnungsbetrag, oder viele Teilzahlungen in einer Gruppe.

Es wird die falsche Rechnung vorgeschlagen. Das passiert, wenn zwei Rechnungen an denselben Kontakt mit demselben Betrag offen sind. Tidely wählt dann die Rechnung, die zeitlich am nächsten liegt. Wurde nicht in der erwarteten Reihenfolge bezahlt, kannst Du den Vorschlag ablehnen und manuell die richtige Rechnung zuordnen.

Meine Sammelüberweisung wird nicht erkannt. Prüfe, ob "Sammelzahlungen zuordnen" in den Einstellungen aktiviert ist, ob die Summe der Rechnungen exakt der Zahlung entspricht (auch 1 Cent Differenz verhindert den Vorschlag) und ob der Kontakt nicht mehr als 20 offene Rechnungen hat.

Meine Ratenzahlung zeigt niedrige Konfidenz. Das ist normal bei alten Rechnungen, kleinen Beträgen oder vielen Raten. Niedrige Konfidenz heißt "bitte kurz prüfen", nicht "falsch".

Meine Gutschrift bekommt keinen Vorschlag. Prüfe die Buchungsrichtung: Eine Gutschrift von einem Lieferanten muss als eingehende Zahlung erscheinen, eine Gutschrift an einen Kunden als ausgehende Zahlung.

Es gibt eine neue Transaktion, aber keinen neuen Vorschlag. Der vollständige Abgleich läuft einmal pro Nacht. Für einen sofortigen Abgleich kannst Du die betroffene Rechnung einmal öffnen und neu speichern.

Einstellungen, die den Abgleich beeinflussen

Unter Kontenabgleich → Einstellungen kannst Du das Verhalten anpassen:

Was der Abgleich (noch) nicht kann

• Er verrechnet keine Gutschriften automatisch mit einer Rechnung derselben Richtung (z. B. wenn ein Kunde die Gutschrift direkt von seiner Zahlung abzieht) – hier bitte manuell mit dem Nettobetrag zuordnen.
• Er erkennt keine Verrechnung, wenn ein Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant ist und nur die Differenz überweist.
• Transaktionen aus Vorjahren werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
• Bei mehr als 20 offenen Rechnungen pro Kontakt werden Sammelzahlungen nur teilweise automatisch erkannt – hier hilft die manuelle Auswahl.
• Bei Betragsabweichungen über 2 % ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck gibt es keinen automatischen Vorschlag.

In all diesen Fällen kannst Du jederzeit manuell zuordnen – das dauert nur wenige Sekunden.

Noch Fragen? Melde Dich einfach bei unserem Support – wir schauen uns Deinen Fall gerne im Detail an.