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Mit Zapier Rechnungen und Planwerte automatisch zu Tidely synchronisieren

Mit Zapier kannst Du externe Plattformen / Systeme mit Tidely verbinden und Daten automatisch und immer aktuell mit Tidely synchronisieren.

Hierzu benötigst Du Zugriff auf Tidelys openAPI  - diese ist verfügbar für die Tarife Professional, Business und Enterprise.

Benutzt Du bereits Zapier?

Dann geh direkt zur Tidely Übersicht in Zapier

 

Was ist Zapier?

Zapier verknüpft verschiedenen Apps, um gewünschte Prozesse auszuführen und Informationen auszutauschen. So kannst Du jetzt Rechnungen und/oder Planwerte aus anderen Systemen automatisch mit Tidely synchronisieren.

Das geschieht mit Workflows, sogenannten Zaps. Ein Zap nutzt ein Ereignis (Trigger) in einer App, um damit eine Aktion in einer anderen App (in unserem Fall Tidely) auszulösen. Sobald ein Zap eingerichtet ist, überwacht dieser konstant die Ursprungs-App für den Trigger und führt die Aktion umgehend in Tidely aus.

Welche Systeme kann ich über Zapier anbinden?


Wie verbinde ich Zapier mit Tidely?

Erstelle einen Account auf Zapier.com und dann einen Zap, um die Verbindung zu Tidely herzustellen. Außerdem benötigst Du einen API-Schlüssel aus Tidely. Im folgenden wird die Anbindung anhand zweier Apps erläutert 

Basis für alle Anbindungen über API - Die Erstellung eines API-Schlüssels in Tidely 

  1. Öffne Tidely und gehe zu Einstellungen/Datenquellen und dann "API-Schlüssel" in der Datenquellen-Übersicht.

  2. Erstelle über das blaue Plus einen neuen API-Schlüssel, vergib einen Namen und verbinde ihn mit einem Deiner Unternehmen in Tidely.

  3. Kopiere den API-Schlüssel zur späteren Verwendung in Zapier.

     

Bsp: FastBill

Für die Anbindung von FastBill haben wir Templates vorbereitet, bei denen einzelne Schritte in Zapier voreingestellt sind. Du musst Dich in Zapier nur mit Deinem FastBill Account einloggen und anschließend den API-Schlüssel aus Tidely eintragen.

Wir empfehlen, alle FastBill-Templates für Tidely zu nutzen, damit Deine Rechnungen korrekt synchronisiert werden.

Bsp. Stripe

Für die Anbindung von Stripe haben wir Templates vorbereitet, bei denen einzelne Schritte in Zapier voreingestellt sind. Du musst Dich in Zapier nur mit Deinem Stripe Account einloggen und anschließend den API-Schlüssel aus Tidely eintragen.

Wir empfehlen, alle Stripe-Templates für Tidely zu nutzen, damit Deine Rechnungen korrekt synchronisiert werden.

Für alle Templates sind folgende Schritte von Dir in Zapier erforderlich:

  1. Verbinde Deinen Stripe Account und bestätige mehrmals über "Continue"

  2. Klicke "Test trigger"

  3. Wähle eine der vorgeschlagenen Zeilen aus und klicke “Continue with selected record”

  4. Bestätige über "Continue"

  5. Füge nun den Tidely-API-Schlüssel aus dem oberen Schritt ein

  6. Bestätige mehrmals über "Continue" und wähle entweder "Skip test" oder "Test step" und klicke anschließend "Publish"

  7. Wenn Du bereits Rechnungen in Stripe hast, kannst Du sie hier transferieren.

  8. Wähle dazu alle Rechnungen aus und bestätige mit "Next" und "Send data"

  9. Schon werden Deine bestehenden und alle zukünftigen Stripe Rechnungen mit Tidely synchronisiert.

Hier geht's zu den Stripe Templates in Zapier


Bsp. Google Sheets 

Da jede Google Sheets Tabelle individuell ist, gibt es hier keine Templates. Im Folgenden erläutern wir die schrittweise Verbindung:

  1. Erstelle einen Zap.

  2. Füge am oberen Rand einen Namen für diesen Zap ein und bestätige mit “Enter”.

  3. Wähle Trigger und suche dort nach "Google Sheets"

  4. Wähle “New or Updated Spreadsheet Row (Team Drive)” und bestätige auf “Continue”

  5. Verbinde Deinen Google Account und wähle Google Drive, Spreadsheet und Worksheet aus, wo sich Deine Rechnungen befinden.

  6. Das Feld "Trigger column" sollte automatisch “any_column” anzeigen. Falls nicht, ändere es dazu ab und bestätige über “Continue".

  7. Klicke “Test trigger”, um die bisherigen Einstellungen zu testen

  8. Wähle eine der vorgeschlagenen Zeilen aus und klicke “Continue with selected record”

  9. Suche und wähle für die "Action" Tidely aus.

  10. Wähle “Import Invoice” und verbinde anschließend Deinen Tidely Account über "+ Connect new Account"

  11. Füge nun den Tidely-API-Schlüssel aus dem oberen Schritt ein.

  12. Mappe nun die Felder in Zapier mit den Spalten Deines Google Spreadsheets. Die erforderlichen Felder sind mit einem * markiert

  13. ​​Wichtig: Datumsfelder in Deinem Google Sheet müssen einem der folgenden Formate entsprechen:

    • dd-MM-yy

    • m/dd/yy

    • yyyy-MM-dd

  14. Klicke im nächsten Schritt auf "Test Step" und "Publish".

  15. Wenn bereits Daten in Deinem Spreadsheet sind, kannst Du sie hier transferieren.

  16. Wähle dazu alle Rechnungen aus und bestätige mit "Next" und "Send data".

Dein Zap ist nun live und sobald eine neue Zeile Deinem Spreadsheet hinzugefügt wird oder sich eine bestehende Zeile ändert, wird diese Änderung automatisch mit Tidely synchronisiert.

Bsp. HubSpot

Für die Anbindung von HubSpot haben wir ein Template vorbereitet, bei denen einzelne Schritte in Zapier voreingestellt sind. Du musst Dich in Zapier nur mit Deinem HubSpot Account einloggen und anschließend den API-Schlüssel aus Tidely eintragen.

Hier geht's zu dem HubSpot Template in Zapier