Deine Kategorien sind die Grundlage für Deine Reportingstruktur. Weniger Kategorien erleichtern Dir Deine Liquiditätsplanung.
Deine Banktransaktionen, offene Rechnungen und Planwerte werden in verschiedenen Kategorien organisiert, die Dir helfen, Deine Zahlungsströme besser zu verstehen und effizient zu planen.
- Sobald eine Kategorie in Unterkategorien aufgeteilt wird, können keine Transaktionen mehr in die Oberkategorie sortiert werden. Befinden sich beim Erstellen der Unterkategorie bereits Transaktionen in der Oberkategorie, wird automatisch eine weitere Unterkategorie "Andere" erzeugt, in die die bestehenden Transaktionen verschoben werden. Von dort können sie aber flexibel in die neuen Unterkategorien verschoben werden
- Wenn eine Kategorie gelöscht wird, in der noch Transaktionen und/oder Rechnungen waren, sind diese wieder unkategorisiert. Eventuell in dieser Kategorie vorhandenen Planwerte werden mit der Kategorie gelöscht.
- Wenn die Planungsebene im Menü Cashflow für eine Kategorie geändert wird, verschieben sich ggf. vorhandene Planwerte: Planen in der Oberkategorie statt in den Unterkategorien verschiebt alle Planwerte in die Oberkategorie. Planen in den Unterkategorien statt der Oberkategorie verschiebt alle Planwerte in die vom System erzeugte Kategorie "Andere".
- Der Kategorienbaum erstreckt sich über Deinen gesamten Tidely-Account und ist damit unternehmensübergreifend anwendbar. Dies ermöglicht Dir später einen klaren und übersichtlichen Blick auf die konsolidierte Ansicht mehrerer Unternehmen. Das Löschen von Kategorien und/oder Erstellen von Unterkategorien hat damit die selben Auswirkungen wie oben beschrieben auf Transaktionen, Rechnungen und Planwerte in allen Unternehmen. Alle Nutzer können in ihren Unternehmen Kategorien löschen und/oder Erstellen mit den oben beschriebenen Auswirkungen auf alle Unternehmen.
Best Practice beim Kategorien anlegen
Ein- und Auszahlungen können auf beiden "Seiten" der Kategorien eingeordnet werden, was für weniger Kategorien und bessere Übersicht sorgt:
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Umsatz- und Vorsteuer sollten in eine einzige Auszahlungs-Kategorie "Umsatzsteuer" sortiert werden, damit diese sich ausgleichen.
Mehr zum Thema Planung der Umsatzsteuer hier. - Rückerstattungen und Gutschriften sollten immer in die Kategorie eingeteilt werden, wo die initiale Zahlung stattgefunden hat
Mehr zu Gutschriften und Erstattungen hier - Bei internen Transfer/Umbuchungen zwischen Deinen Bankkonten
Mehr zum internen Transfer hier - Retouren sind ebenfalls oftmals planbar und reduzieren die Umsätze. Eine eigene Retourenkategorie auf der Seite der Einzahlungen sorgt dafür, dass sich die Umsätze nach Retouren betrachten lassen.
Mit der relativen Planung kannst Du für eine Kategorie planen, die sich auf eine andere Kategorie bezieht:
- Eine Auszahlungs-Kategorie "Vertriebsprovision" mit einer Planung mit Bezug auf die Einzahlungs-Kategorie "Umsatz".
Dies kann neben zur Kategorie "Gehalt" mit einer wiederkehrenden Planung für das Standardgehalt erstellt und in in der Oberkategorie "Personal" zusammengefasst werden
Du kannst Deine Kategorien auf drei Arten definieren:
1. Kategorien in Tidely anlegen
Im Menü Kategorien und im Tab "Alle Kategorien" siehst Du die sechs Standardbereiche des Liquiditätsmangements, die nicht veränderbar sind:
Darin findest Du alle Kategorien, die Du flexibel anpassen und auf bis zu vier Ebenen erweitern kannst.
Wenn Du mit der Maus über eine Kategorie fährst, erscheinen Funktionen wie Notiz hinzufügen, Editieren, Löschen oder Subkategorie hinzufügen. Wenn Du eine weitere Hauptkategorie erstellen willst, musst Du bspw. über "Einzahlungen aus Geschäftstätigkeit" fahren.
Außerdem findest Du ganz links sechs Punkte, mit denen Du die Kategorie per Drag&Drop verschieben kannst.
2. Kategorien direkt in verschiedenen Menüs erstellen
In den Menüs Cashflow, Transaktionen, Rechnungen und Planwerte kannst Du neue Unterkategorien ganz einfach erstellen, indem Du im Dropdown-Menü auf das Pluszeichen klickst.
3. Kategorien über "Planwerte hochladen" erstellen
Im Menü Cashflow hast Du die Möglichkeit, Planwerte über eine Excel-Vorlage hochzuladen.
Mehr zum Hochladen von Planwerten hier.
Darüber hinaus kannst Du dieses Template auch nutzen, um neue Kategorien hinzuzufügen, solange Du die vorgegebene Syntax einhältst. Diese neuen Kategorien werden beim Hochladen automatisch in Tidely angelegt.
Wenn Du die Option "Planwerte hochladen" ausschließlich zum Erstellen von Kategorien nutzt, musst Du mindestens einen Planwert in der gesamten Excel-Tabelle eintragen.
Im Excel-Template ist es nicht gestattet, Kategorien zu löschen. Zudem dürfen vor dem Hochladen keine neuen Kategorien in Tidely erstellt werden. Es ist wichtig, dass im Excel-Template alle Kategorien bestehen, die auch in Tidely vorhanden sind.