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In diesem Artikel:
- Infos zu Kategorien
- Kategorien bei mehreren Unternehmen
- Best Practice beim Anlegen von Kategorien
- Kategorien anlegen
Die Kategorien sind Gruppen in denen Deine Banktransaktionen, offene Rechnungen und Planwerte organisiert sind. Sie helfen, Deine Zahlungsströme besser zu verstehen und zu planen.
Infos zu Kategorien
Erstellung von Unterkategorien:
- Wenn eine Kategorie in Unterkategorien aufgeteilt wird, können Transaktionen nur in den Unterkategorien geführt werden. Die Oberkategorie zeigt dann nur die Gesamtsumme
- Befinden sich beim Anlegen von Unterkategorien noch Transaktionen in der Oberkategorie, erstellt Tidely automatisch in eine neue Unterkategorie „Andere“ und verschiebt die Transaktionen dort ein. Von dort lassen sie sich flexibel in eigene Unterkategorien umsortieren, „Andere“ kann anschließend gelöscht werden
Löschen einer Kategorie
- in der Transaktionen oder Rechnungen sind -> diese werden wieder unkategorisiert
- in der Planwerte vorhanden sind -> diese werden mit der Kategorie gelöscht
- in der Unterkategorien sind -> diese werden mit der Oberkategorie gelöscht
Änderung der Planungsebene in einer Kategorie im Cashflow-Menü verschiebt ggf. vorhandene Planwerte
- Ein Wechsel zur Planung in der Oberkategorie statt den Unterkategorien verschiebt alle Planwerte in die Oberkategorie
- Ein Wechsel zur Planung in den Unterkategorien statt der Oberkategorie verschiebt alle Planwerte in die vom System erzeugte Kategorie "Andere"
- Mehr zum Thema: Planungsebene festlegen
Kategorien bei mehreren Unternehmen
- Der Kategorienbaum ist für den gesamten Tidely-Account gleich und somit unternehmensübergreifend. Dies ermöglicht eine konsoldierte Liquiditätsansicht über alle Unternehmen. Mehr zu Konsolidierte Ansicht hier
- Das Löschen von Kategorien und/oder Erstellen von Unterkategorien hat damit die gleichen Auswirkungen, auf Transaktionen, Rechnungen und Planwerte in allen Unternehmen
- Alle Nutzer können Kategorien löschen und/oder Erstellen mit den oben beschriebenen Auswirkungen auf alle Unternehmen
Best Practice beim Anlegen von Kategorien anlegen
- Mehrere Unternehmen: die Kategorien sind für alle Unternehmen gleich. Führe ggfs. eigene Kategorien für Unternehmen und/oder Produkte/Services
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Umsatz- und Vorsteuer: führ: eine einzige Auszahlungs-Kategorie "Umsatzsteuer", in die Umsatz- und Vorsteuer sortiet und darin geplant werden. Mehr zur Umsatzsteuerplanung hier.
- Erstattungen und Gutschriften: hier ist keine eigene Kategorie notwenig. Diese sollten immer in die Kategorie eingeteilt werden, wo die initiale Zahlung stattgefunden hat. Mehr zu Gutschriften und Erstattungen hier
- Retouren sind oftmals planbar und reduzieren Deine Umsätze. Eine eigene Retourenkategorie auf der Seite der Einzahlungen sorgt dafür, dass sich die Umsätze nach Retouren betrachten lassen.
- Umbuchungen zwischen Deinen Bankkonten: hier sollte eine Kategorie "Umbuchungen" bei den Auszahlungen bestehen, die in Einzahlungen und Auszahlungen aufgeteilt ist. Ordne hier Deine Umbuchungen ein. Mehr zum internen Transfer hier
Mit der relativen Planung kannst Du Werte für eine Kategorie planen, die sich auf eine andere Kategorie beziehen:
- Bsp: eine Auszahlungs-Kategorie "Vertriebsprovision" mit einer relativen Planung mit Bezug auf die Einzahlungs-Kategorie "Umsatz".
"Vertriebsprovision" kann neben zur Kategorie "Gehalt" für das Standardgehalt erstellt und in in der Oberkategorie "Personal" zusammengefasst werden
Kategorien anlegen
1. Kategorien in Tidely anlegen
Im Menü Kategorien und im Tab "Alle Kategorien" siehst Du die sechs Standardbereiche des Liquiditätsmangements, die nicht veränderbar sind:
Darin befinden sich alle Kategorien, die Du flexibel anpassen und auf bis zu vier Ebenen erweitern kannst.
Fahre mit der Maus über eine Kategorie und es erscheinen Funktionen wie Notiz hinzufügen, Editieren, Löschen oder Subkategorie hinzufügen. Wenn Du eine weitere Hauptkategorie erstellen willst, musst Du bspw. über "Einzahlungen aus Geschäftstätigkeit" fahren.
Außerdem findest Du ganz links sechs Punkte, mit denen Du die Kategorie per Drag&Drop verschieben kannst.
2. Kategorien direkt in verschiedenen Menüs erstellen
In den Menüs Cashflow, Transaktionen, Rechnungen und Planwerte kannst Du neue Unterkategorien ganz einfach erstellen, indem Du im Dropdown-Menü auf das Pluszeichen klickst.
3. Kategorien über "Planwerte hochladen" erstellen
Im Menü Cashflow hast Du die Möglichkeit, Planwerte über eine Excel-Vorlage hochzuladen.
Mehr zum Hochladen von Planwerten hier.
Darüber hinaus kannst Du dieses Template auch nutzen, um neue Kategorien hinzuzufügen, solange Du die vorgegebene Syntax einhältst. Diese neuen Kategorien werden beim Hochladen automatisch in Tidely angelegt.
Wenn Du die Option "Planwerte hochladen" ausschließlich zum Erstellen von Kategorien nutzt, musst Du mindestens einen Planwert in der gesamten Excel-Tabelle eintragen.
Im Excel-Template ist es nicht gestattet, Kategorien zu löschen. Zudem dürfen vor dem Hochladen keine neuen Kategorien in Tidely erstellt werden. Es ist wichtig, dass im Excel-Template alle Kategorien bestehen, die auch in Tidely vorhanden sind.