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Regeln können verwendet werden, um Rechnungen und/oder Transaktionen nach festgelegten Kriterien zu kategorisieren und aufzuteilen.
In diesem Artikel:
Regeln erstellen
Es gibt drei Möglichkeiten:
Im Transaktionen-Menü oder im Rechnungen-Menü- über den Button "Regeln" rechts oberhalb der Tabelle
- bei individuellen Transaktionen und Rechnungen über das 3-Punkte-Menü und über "Regel hinzufügen"
- Im "Kategorien"-Menü im Tab "Kategorisierungsregeln" per Klick auf das Pluszeichen
Regeln im Detail
Regeln sind unternehmensspezifisch und können nicht über Unternehmensgrenzen hinweg verwendet werden. Um eine Regel für ein anderes Unternehmen zu erstellen, wähle zunächst im oberen rechten Bereich über das Dropdown-Menü das entsprechende Unternehmen aus.
- Neue Regeln gelten für alle unkategorisierten Transaktionen und Rechnungen, die bereits im System sind und alle neuen Transaktionen und Rechnungen, die ab Regelerstellung auftauchen
- Zusatz bei Regeln für Transaktionen: diese können auch auf bereits kategorisierte Transaktionen angewandt werden
- Zusatz bei Regeln für Transaktionen: diese können auch auf bereits kategorisierte Transaktionen angewandt werden
- Regeln bei Bedarf immer bearbeitet werden und zur schnellen Handhabe dupliziert werden
- Das Löschen einer Regel hat keinen Einfluss auf bereits kategorisierte Transaktionen und Rechnungen
- Regeln folgen einer Priorisierung, d.h. wenn Regel 1 greift, wird keine nachfolgende Regel mehr betrachtet. Du kannst die Reihenfolge entweder per Drag&Drop anpassen
oder über das 3-Punkt-Menü der jeweiligen Regel diese "Zur ersten Position schieben" 
- Es besteht die Möglichkeit, Bedingungen mit logischen Verknüpfungen (Boolesche Operatoren) zu kombinieren, sodass eine Regel entweder erfüllt werden kann, wenn "eine der folgenden" zutrifft (oder-Bedingung = Standard) oder erst dann greift, wenn "alle der folgenden" erfüllt sind (und-Bedingung).
Regeln für Transaktionen
Lege folgendes für jede Regel fest:
- Regelbeschreibung - kein Pflichtfeld, aber kann später hilfreich sein
- Zahlungskonten - die durchsucht werden sollen
- Zahlungsart - Ein-, Auszahlung oder beides
- ob die Regel bereits bei
- Erfüllung "Einer der Folgenden" Bedingungen greift (oder-Bedingung)
- oder erst greifen soll, wenn "Alle der Folgenden" Bedingungen erfüllt sind (und-Bedingung)
- Bedingungen - wie Sender/Empfänger, Verwendungszweck, Betrag und Zahlungsdatum - wann die Regel ausgelöst wird
- Aktion - die ausgeführt wird, wenn die Regel aktiv wird - mehr dazu hier
- ob die Regel auch historische Transaktionen bearbeiten soll
- Sender/Empfänger - bei Mehrfachauswahl empfiehlt sich die Option "Ist einer von" wodurch anschließend multiple Sender/Empfänger ausgewählt werden können
- Verwendungszweck beachtet Groß- und Kleinschreibung und muss exakt geschrieben werden
- Um zu prüfen, ob eine Regeln korrekt greift, kannst Du in der Regelansicht über das 3-Punkt-Menü einer bestehenden Regel, die "Vorschau" aktivieren. Die Transaktionen wurden dann allerdings schon kategorisiert.
Regeln zum automatischen Kategorisieren von Transaktionen
Zusätzlich zur automatischen Kategorisierung, die Tidely konstant vornimmt und die rein den Sender/Empfänger betrachtet, können Regeln weitere Variablen, wie Verwendungszweck oder Betrag, einbeziehen, um Transaktionen zu kategorisieren. Regeln überschreiben dabei immer die automatische Kategorisierung.
Regeln zum automatischen Vorkategorisieren von Transaktionen
Regeln können genutzt werden, um Transaktionen nur vorzukategorisieren. Nach der Vorkategorisierung musst Du die diese im "Transaktionen"-Menü und "Kategorisiert"-Tab prüfen, indem Du zuerst das Häckchen oberhalb der Tabelle aktivierst.
Anschließend bestätigst Du entweder die Vorkategorisierung
oder weist manuell eine neue Kategorie zu. Bis dahin gelten diese Transaktionen weiterhin als unkategorisiert, werden aber bereits in der Berechnung berücksichtigt.
Regeln zum automatischen Aufteilen und Kategorisieren von Transaktionen
Wenn ein Kunde beispielsweise regelmäßig Zahlungen für zwei Projekte gleichzeitig leistet, kann diese Transaktion mithilfe einer Regel in zwei separate Transaktionen aufgeteilt werden. Diese Aufteilung ermöglicht es, die einzelnen Beträge unterschiedlichen Kategorien zuzuordnen. Dabei muss die Verteilung der Beträge prozentual erfolgen.
Regeln für Rechnungen
Rechnungen können nur mithilfe von Regeln automatisch kategorisiert werden.
Lege folgendes für jede Rechnungs-Regel fest:
- Quellen- die durchsucht werden sollen
- Rechnungsart - ob Forderungen, Verbindlichkeiten oder beides
- ob die Regel bereits bei
- Erfüllung "Einer der Folgenden" Bedingungen greift (oder-Bedingung)
- oder erst greifen soll, wenn "Alle der Folgenden" Bedingungen erfüllt sind (und-Bedingung)
- Bedingungen - wie Sender/Empfänger, Notiz, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum - wann die Regel ausgelöst wird
- Aktion - die ausgeführt wird, wenn die Regel aktiv wird - aktuell nur Kategorisierung möglich
Übersicht der Bedingungen:
- Sender/Empfänger: Bei einer Bedingung für «Sender/Empfänger» wird im nächsten Schritt ausgewählt, ob genau ein Sender/Empfänger gesucht oder ausgeschlossen werden soll (dies wären die Optionen «ist» und «ist nicht»; hier wird im nächsten Schritt ausgewählt, welcher Sender/Empfänger gemeint ist) oder der Name des Sender/Empfänger einen oder mehrere Buchstaben und Symbole enthalten oder nicht enthalten soll (dies wären die Optionen «enthält» und «enthält nicht»; nach Auswahl dieser Option kann in dem zur Verfügung gestellten Feld die gewünschte Ausnahme festgelegt werden. WICHTIG: (gibt es hier etwas, was wichtig ist, so wie Groß und Kleinschreibung) ).
(Video)
- Notiz: Es wird festgelegt, welche Information in den Notizen der Rechnung enthalten oder nicht enthalten sein sollte. Dabei differenziert Tidely beim enthalten zwischen «enthält» und «enthält genau». Dies bedeutet, dass bei «enthält» noch weitere Informationen enthalten sein können. Bei «enthält genau» dagegen darf nur die ausgewählte Information vorhanden sein.
(Video)
- Betrag: Es kann ausgewählt werden, ob der Rechnungsbetrag «ist gleich», «ist größer als», «ist kleiner als», «ist nicht» oder «ist zwischen» einem angegebenen Betrag sein sollte, damit die Regel angewendet wird.
- Rechnungsdatum: Es gibt die Optionen eine Regel anzuwenden, wenn das Rechnungsdatum «ist vor», «ist nach» oder «ist zwischen» einem festgelegten Datum ist. So kann auch festgelegt werden, dass nur Rechnungen aus einem bestimmten Monat von der Regel betroffen sind. Dies geht mit der «ist zwischen» Funktion. Dafür wird das Start-Datum auf den Anfang des Monats und das End-Datum auf das Ende des Monats gelegt. (Welche teile sind eingebunden?)
- Fälligkeitsdatum: Unter der Bedingung «Fälligkeitsdatum» kann festgelegt werden, dass Rechnungen in die Regel eingebunden werden, wenn das Fälligkeitsdatum «ist vor», «ist nach» oder «ist zwischen» dem festgelegten Datum ist. Es kann festgelegt werden, dass nur Rechnungen welche in einem bestimmten Monat fällig sind betroffen sind. Dafür wir die Funktion «ist zwischen» ausgewählt und dann das entsprechende Start- und End-Datum des Monats festgelegt. (Welche teile sind eingebunden?)
- Lexware Office Kategorie: Für Lexware Office Kunden, gibt es die Möglichkeit die Bedingung anhand der Lexware Office Kategorie zu bestimmen. Wurde eine Kategorie ausgewählt, sind nur Rechnungen von der Regel betroffen, welche in Lexware Office der ausgewählten Kategorie angehören. Bei der Auswahl der Kategorien wird zwischen Ein- und Auszahlungen unterschieden.
ACHTUNG: Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss ein Lexware Office Konto mit Tidely verknüpft sein. FAQ zur Verknüpfung.
Besonderheiten bei Rechnungen über Lexware Office
Wenn eine aktive Verbindung zu Lexware Office besteht, kann als Bedingung der Regel "Lexware Office Kategorie" festgelegt werden. Dies ermöglicht eine direkte Übernahme der Kategorie einer Rechnung aus Lexware Office zu Tidely.