Automatische Kategorisierung trainieren und verstehen. Umgang mit Gutschriften und internen Transfers.
Bevor Du mit der Kategorisierung der Transaktionen beginnst, ist es wichtig, dass Du Deine Kategorien entsprechend anpasst. Das machst Du im "Kategorien" Menü
Nach der Anbindung Deiner Zahlungskonten werden alle Transaktionen der letzten 3 bis 30 Monate importiert (variiert von Bank zu Bank) . Zunächst landen alle Transaktionen in den Kategorien "Unkategorisierte Einzahlungen" bzw. "Unkategorisierte Auszahlungen".
Schon jetzt könntest Du im Menü Cashflow für diese beiden Kategorien die KI-Prognose einschalten, um Dir einen ersten Überblick über Deine zukünftige Liquidität zu verschaffen. Dieser ist natürlich noch nicht so genau, weil die Zuordnung zu Kategorien die Präzision erhöht. Vergiss nicht, diese beiden KI-Prognosen wieder zu entfernen, um mit Deiner "richtigen" Planung anzufangen.
Sobald Du Transaktionen manuell einer Kategorie zuweist, lernt Tidely mit. Sollte diese Art der Transaktion in Zukunft wieder vorkommen, wird Tidely sie gemäß folgender Logik automatisch zuweisen.
Logik der automatischen Kategorisierung
Die Zuordnung erfolgt in der folgenden Reihenfolge: Zunächst wird das Konto betrachtet, gefolgt von der Art der Transaktion (Einzahlung oder Auszahlung), dann Sender/Empfänger, und abschließend erfolgt die Zuordnung zu deiner definierten Kategorie.
Wenn Du die letzten fünf Transaktionen desselben Sender/Empfängers in dieselbe Kategorie sortiert hast, hast Du Tidely angelernt, dies auch zukünftig zu machen. Solltest Du nicht genügend Transaktionen haben (weil bspw. jährliche Versicherungszahlungen) oder neue Transaktionen desselben Sender/Empfängers in eine andere Kategorie (bspw. neues Projekt mit demselben Kunden) sortiert werden sollen, dann kannst Du eine Regel erstellen: Mehr dazu hier.
Automatische Kategorisierung aktivieren / deaktivieren
Im Menü "Transaktionen" und im Tab "Alle Transaktionen" findest Du oben rechts neben der Tabelle ein Zahnrad-Symbol. Durch einen Klick darauf öffnest Du die Einstellungen für die Transaktionen. Hier kannst Du festlegen, ob die automatische Kategorisierung aktiviert oder deaktiviert werden soll oder ob sie lediglich eine Vorkategorisierung vornehmen darf.
Vorkategorisierte Transaktionen
Von Tidely vorkategorisierte Transaktionen verbleiben in den Kategorien "Unkategorisierte Einzahlungen" oder "Unkategorisierte Auszahlungen", bis Du sie manuell bestätigst. Du erkennst diese Transaktionen an dem grauen Häkchen bei der Kategorie.
Um Dir alle vorkategorisierten Transaktionen anzeigen zu lassen, kannst Du im Menü "Transaktionen" zum Tab "Alle Transaktionen" wechseln und dort im Filter "Vorkategorisierung" die Auswahl "Vorkategorisiert" anwählen. Jetzt kannst Du jede Vorkategorisierung per Klick auf das Häkchen einzeln bestätigen. Oder Du wählst über das Pulldown-Menü eine andere Kategorie. Oder Du wählst per Häkchen links in der Checkbox mehrere Transaktionen aus und bestätigst diese gemeinsam.
Du kannst auch alle Transaktionen auf dieser Seite (zwischen 50 und 200 - je nach Auswahl oben links) per Klick auf die Checkbox neben der Spaltenüberschrift "Konto" auswählen:
Du kannst dann sogar per Klick auf den Text "Alle x Transaktionen auswählen?"wirklich alle Deinem Filter entsprechenden Transaktionen auswählen:
Aber sei hierbei bitte vorsichtig, da Deine nächste Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Solltest Du mehrere oder alle Transaktionen ausgewählt haben und diese kategorisieren bzw. die Vorkategorisierung bestätigen, dann geschieht dies per Klick auf das richtige Feld oben rechts:
Wann ergeben Regeln Sinn?
Für die Kategorisierung nach Sender/Empfänger sind grundsätzlich keine selbst erstellten Regeln notwendig (außer siehe oben).
Grundsätzlich lässt sich mit Regeln sehr viel automatisieren, so dass wir diesen ein eigenes Kapitel gewidmet haben: Regeln
Best Practice manuelles Kategorisieren
Wir empfehlen, das Unkategorisiert-Menü zur manuellen Kategorisierung zu nutzen. Darin sind alle Transaktionen pro Bankkonto bereits nach Sender/Empfänger gebündelt.
In der Spalte Häufigkeit siehst Du die Anzahl der gebündelten Transaktionen und kannst mit einem Klick darauf, die betroffenen Transaktionen anzeigen. So kannst Du ganze Pakete an Transaktionen in der letzten Spalte Kategorie auf einmal kategorisieren.
Um mehrere Pakete derselben Kategorie zuzuordnen, markiere die jeweilige Zeile in Spalte 1 und wähle die gewünschte Kategorie im neu erscheinenden Button rechts oben.
Über den Button Filter öffnen kannst Du Transaktionen nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen.
Best Practice - Gutschriften & Erstattungen
Du kannst Ein- und Auszahlungen in sowohl Ein-, als auch Auszahlungskategorien sortieren. Für Gutschriften und Erstattungen solltest Du keine eigenen Kategorien erstellen, sondern diese in die Kategorie zuordnen, in der die ursprüngliche Transaktion stattgefunden hat. So gleichen sich die beiden Transaktionen gegenseitig aus und stellen Deine tatsächliche Liquiditätsbelastung dar.
Best Practice - Interner Geldtransfer
Für interne Umbuchungen bspw. zwischen Kreditkarte und Bankkonto empfehlen wir, eine eigene Kategorie "interner Transfer" zu erstellen und dort die jeweiligen Ein- und Auszahlungen zu führen, wodurch diese Transaktionen sich gegenseitig aufheben und die Liquiditätsbetrachtung nicht verzerren.
In der Cashflow-Übersicht sollte die Zeile mit der Kategorie "interne Transfers" immer leer sein. Sollte das nicht der Fall sein, wurde ein Teil der internen Transfers nicht richtig zugeordnet.